Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Molaryx

Este documento es extenso a propósito: resume cómo Molaryx maneja datos personales. Te recomendamos leerlo completo.

Aquí explicamos qué información tratamos, para qué, con qué bases legales, durante cuánto tiempo y cómo puedes ejercer tus derechos de hábeas data. Nos guiamos, entre otras, por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1273 de 2009 y las normas que las actualicen.

1. Alcance y quiénes somos

Esta política aplica a quienes visitan nuestro sitio, se registran o usan la plataforma Molaryx, y a los datos personales que tratamos en ese contexto.

Molaryx es un software en la nube para consultorios y prestadores de salud (pacientes, agenda, historia clínica, procedimientos, tratamientos, pagos y funciones relacionadas). Opera desde Barranquilla, Atlántico, Colombia.

En esta política, “Molaryx”, “nosotros” o “nuestro” designa a Molaryx, marca bajo la cual se presta el servicio. Cuando exista sociedad registrada, se indicará aquí su razón social y NIT.

Es importante distinguir dos escenarios:

• Datos de la cuenta, contacto comercial y uso del producto (por ejemplo, el administrador del consultorio, Usuarios invitados, facturación, soporte): ahí Molaryx suele actuar como responsable del tratamiento.
• Datos de pacientes e información clínica que el consultorio carga en la Plataforma: el Prestador es el responsable; Molaryx actúa como encargado, procesándolos para prestar el servicio según las instrucciones del Prestador y la ley.

2. Conceptos clave

• Titular: persona natural a quien se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda vincularse a una o varias personas naturales.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud). Su tratamiento exige reglas más estrictas.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular cuando la ley lo exige.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos (recolectar, guardar, usar, circular, eliminar, etc.).
• Responsable: quien decide sobre el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera del país.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al Titular sobre esta política y los aspectos esenciales del tratamiento.

La obtención indebida o el uso no autorizado de datos personales puede constituir delito bajo la legislación penal colombiana. Molaryx no tolera esas conductas y cooperará con las autoridades cuando corresponda.

3. Principios que aplicamos

Tratamos los datos personales siguiendo, entre otros, estos principios:

• Legalidad: solo tratamos datos conforme al marco normativo aplicable.
• Finalidad: cada tratamiento responde a un propósito legítimo e informado.
• Libertad: cuando se requiere autorización, debe ser previa, expresa e informada; no obtenemos ni divulgamos datos sin esa base o sin mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: buscamos que la información sea completa, actualizada y comprensible; no debe inducir a error.
• Transparencia: el Titular puede conocer si existen datos suyos y cómo se usan, con las salvedades de ley.
• Acceso y circulación restringida: el acceso se limita a personas autorizadas o previstas en la ley; no publicamos datos no públicos en canales masivos sin controles adecuados.
• Seguridad: aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar pérdida, adulteración o acceso indebido.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva, incluso después de terminar su vínculo con la operación.
• Temporalidad: conservamos los datos el tiempo necesario para la finalidad o el que exija la ley.

4. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, puedes, entre otros:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Pedir información sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de datos.
• Revocar la autorización y/o pedir la eliminación de los datos cuando sea procedente según la ley (por ejemplo, si el tratamiento no respeta principios o garantías).
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos legales.

Para ejercer estos derechos frente a Molaryx cuando actuemos como responsables, escríbenos a kevinjp821@gmail.com. Si tus datos están tratados por un consultorio dentro de la Plataforma (por ejemplo, como paciente), en muchos casos debes dirigir la solicitud primero al Prestador, que es el responsable; podemos apoyar al Prestador en la gestión técnica cuando corresponda.

5. Compromisos de Molaryx

Cuando actuamos como responsables, y en lo aplicable como encargados, nos comprometemos a:

• Respetar el hábeas data y facilitar el ejercicio de tus derechos.
• Conservar constancia de las autorizaciones cuando la ley las exija.
• Informar las finalidades del tratamiento y los derechos asociados.
• Proteger la información con medidas de seguridad razonables.
• Procurar que los datos que tratemos como responsables sean veraces y estén actualizados en la medida de lo que nos suministren.
• Atender consultas y reclamos por los canales aquí indicados.
• Informar a la SIC cuando existan incidentes de seguridad que pongan en riesgo la administración de datos personales, según la normativa.
• Cumplir instrucciones y requerimientos de la autoridad de protección de datos.

6. Autorización y consentimiento

1. Cuando la ley exige autorización, esta debe ser previa, expresa e informada. Conservaremos evidencia idónea de esa autorización y mecanismos razonables para verificarla.
2. Esta política cubre el tratamiento que realiza Molaryx. No regula sitios, apps o servicios de terceros, aunque estén enlazados desde nuestra web o producto. Esos terceros tienen sus propias políticas.
3. Los datos de menores de edad solo se tratan con autorización de padres, madres o representantes legales, o cuando otra base legal lo permita.
4. Respecto de pacientes, el Prestador debe asegurar la autorización o base legal correspondientes antes de cargar información en Molaryx.

7. Qué datos tratamos y para qué

Según el caso, podemos tratar o alojar categorías como:

• Identificación y contacto (nombre, documento, correo, teléfono, dirección).
• Datos de cuenta y uso (usuario, roles, registros de acceso, preferencias, tickets de soporte).
• Datos de facturación y pago de la suscripción (medios de pago tokenizados vía pasarela, historial de cobros).
• Contenido que el Prestador registra sobre su operación (agenda, procedimientos, pagos del consultorio, notas).
• Datos de salud y demás información clínica o sensible que el Prestador introduzca en módulos de historia clínica u otros equivalentes.

Finalidades cuando Molaryx es responsable (cuenta, sitio, relación comercial), entre otras:

• Crear y administrar cuentas, autenticación y seguridad.
• Prestar, mantener y mejorar el servicio contratado.
• Facturar, cobrar y gestionar la relación contractual.
• Atender soporte, notificaciones operativas y comunicaciones sobre el producto.
• Enviar información comercial o novedades del producto cuando exista autorización o otra base legal válida; puedes oponerte o revocar según la ley.
• Prevenir fraude, abuso y riesgos de seguridad; conservar logs necesarios.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad.
• Elaborar estadísticas o análisis con datos agregados o anonimizados, sin identificar personas.

Finalidades cuando Molaryx es encargado (datos de pacientes y operación clínica del Prestador): alojar, procesar y mostrar la información solo para que el Prestador use la Plataforma, con copias de seguridad, soporte técnico autorizado y mejoras técnicas que no alteren el carácter de encargado, salvo acuerdo distinto.

8. Cómo obtenemos la información

• Registro y uso de la Plataforma o del sitio web.
• Formularios, correo, chat u otros canales de soporte.
• Información que el Prestador o sus Usuarios cargan sobre pacientes y la operación del consultorio.
• Encuestas o formularios que nosotros o un tercero en nuestro nombre realicen, cuando aplique.
• Fuentes públicas o terceros, solo si hay base legal o autorización.
• Datos técnicos de navegación o dispositivo necesarios para operar y asegurar el servicio (por ejemplo, dirección IP, tipo de navegador, eventos de seguridad), según la configuración del producto.

9. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Podemos compartirlos solo en estos supuestos, entre otros:

• Proveedores que nos ayudan a operar (hosting, correo, analítica, pasarelas de pago, soporte). Actúan como encargados o bajo contrato con obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Autoridades cuando una ley, orden judicial o requerimiento válido lo exija.
• Protección de derechos de Molaryx, de Usuarios o de terceros, frente a fraude, abuso o riesgos de seguridad.
• Operaciones societarias (fusión, adquisición u reorganización), caso en el cual los datos relevantes podrían transferirse al nuevo operador bajo protecciones equivalentes y, si aplica, aviso a los titulares.
• Con tu consentimiento o instrucción expresa, cuando corresponda.

Podemos usar infraestructura en la nube ubicada dentro o fuera del país. Si hay transferencia internacional, buscaremos que el receptor ofrezca niveles adecuados de protección o mecanismos contractuales/legales válidos bajo la normativa aplicable.

10. Datos sensibles

Molaryx no busca recolectar datos sensibles por cuenta propia fuera de lo necesario para el producto. Cuando el Prestador registra datos de salud u otros sensibles en la Plataforma, ese tratamiento responde a la relación Prestador–paciente y a las autorizaciones o bases legales que el Prestador debe gestionar. El acceso interno nuestro a ese contenido se limita a lo estrictamente necesario (soporte, seguridad, cumplimiento) y no se usa para finalidades ajenas a las autorizadas.

11. Niños, niñas y adolescentes

El servicio está dirigido a consultorios y profesionales. Si se registran datos de menores (por ejemplo, como pacientes del Prestador), el Prestador debe contar con la autorización del representante legal y respetar el interés superior del menor. No prestamos el servicio a menores que pretendan contratar por sí mismos sin esa autorización.

12. Conservación

• Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades informadas o mientras exista una relación contractual activa.
• Tras el cierre de la cuenta, podemos retener cierta información el tiempo que exijan obligaciones legales, contables, de seguridad o de defensa de reclamos (plazos de prescripción).
• Las solicitudes de información, quejas o ejercicio de derechos se conservan el tiempo necesario para tramitarlas y el que establezca la ley.
• Los datos usados para comunicaciones comerciales se mantienen hasta que revoques el consentimiento u opongas el tratamiento, cuando esa sea la base.

13. Cómo presentar consultas y reclamos

Canal principal: correo kevinjp821@gmail.com. También puedes usar los canales de soporte disponibles dentro de la Plataforma cuando estés autenticado.

Incluye en tu mensaje: nombre completo, medio de contacto, descripción clara de la solicitud (consulta, corrección, eliminación, revocatoria, etc.) y documentos que acrediten tu identidad o representación, si aplica.

• Consultas: responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día hábil siguiente a la recepción, prorrogables según la ley con explicación de la demora.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o incumplimiento): atenderemos en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día hábil siguiente a la recepción, también prorrogables conforme a la normativa.

Si no obtienes respuesta oportuna o no estás de acuerdo con ella, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Seguridad

Implementamos controles razonables de acceso, cifrado en tránsito cuando aplica, separación de entornos y prácticas de desarrollo orientadas a reducir riesgos. Ningún sistema es 100 % invulnerable: si detectas un incidente, notifícalo de inmediato al correo de contacto. Ante violaciones de seguridad relevantes, actuaremos conforme a la ley y a nuestros protocolos internos.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de última actualización indicada arriba. Podemos modificarla para reflejar cambios legales, del producto o de nuestras prácticas. Publicaremos la versión vigente en el sitio y, si el cambio es material, avisaremos por un medio razonable (correo, aviso en la Plataforma u otro canal). El uso continuado después de la fecha efectiva puede implicar aceptación de los cambios, sin perjuicio de que solicitemos una nueva autorización cuando la ley lo exija.

16. Contacto

Responsable / contacto de privacidad (marca Molaryx): Molaryx.

Domicilio de referencia: Barranquilla, Atlántico, Colombia.

Correo: kevinjp821@gmail.com